募集要項
- 仕事内容
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大手外資系エージェンシーでの秘書ホールディングスのCEOを中心とする役員のエグゼクティブアシスタントとして、経営に近い立場からビジネスと組織の運営を支える重要なポジションです。
本ポジションでは、役員・シニアリーダーやバックオフィスチームと連携し、スケジュール管理、会議調整、国内外の出張手配などのエグゼクティブサポートを
担当します。また、アドミ業務や全社ミーティング・イベントの運営にも携わり、部門を横断した調整や連携を担います。
変化の多いグローバルなビジネス環境において、各リーダーの優先順位やビジネスの状況を理解し、先を見据えながら正確かつスピード感をもって業務を
遂行することを期待しています。
＊CEOだけでなく、ECDやCFOのサポートをお願いすることもありますので、柔軟に対応いただける方を希望します。
＜主な職務内容＞
●エグゼクティブサポート
・スケジュール管理および社内外関係者との調整、優先度に応じた最適化
・国内外のミーティング、出張、移動、会食、来客、昼食等の対応および手配
・経費精算、承認事項及び関連するフォローアップ
・重要な予定や期限の把握、リマインド及び進捗確認
・クライアントを含む社内外関係者との円滑なコミュニケーションと業務調整の推進
・他の役員EAやバックオフィスチームとの連携および必要に応じた相互サポート
●ビジネスサポート
・会議の資料作成サポート、情報整理およびデータ管理
・会議への同席、議事録、アクションアイテムの作成およびフォロー
・メールや社内外コミュニケーションの作成・代理送信
・資料やコミュニケーションの日英翻訳、通訳・翻訳手配
・ビジネス資料および重要文書、機密性の高い情報の管理
・各種日常業務等の効率化
●アドミ業務
・新入社員のオンボーディング準備および入社日の受け入れサポート
・名刺、ロッカー、Teamsグループ等の各種管理
・社員・クライアントの慶弔対応
・全社・部門内・部門間ミーティング、イベント等の準備手配、管理
・プロフィール撮影および社内関係部署との調整
- 応募資格
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- 必須
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・エグゼクティブアシスタント経験 4年以上
・語学力：日本語ネイティブ、英語ビジネスレベル（海外オフィスのEAとの会議設定、海外来客対応等）
・業務遂行力：マルチタスク、スケジュールの並行管理に長け、細部に配慮ができる。気配りや先回りした行動ができる
・主体性：自ら考えて行動することができ、急な業務等においても臨機応変にスピード感を持って対応できる、提案力がある
・コミュニケーション：様々なステークホルダーと良好な関係を築くことのできるコミュニケーション力。相手に伝わる文章力および説明力
・プロフェッショナリズム：状況に応じた適切な判断力
・MicrosoftOfficeを使用した実務経験（PPTによるプレゼン資料作成、Outlookによるスケジュール管理、会議招集等）
・外資系企業での勤務経験、変化のある業界・企業での勤務経験
- 歓迎
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- 雇用形態
- 正社員
- 勤務地
- 東京都港区
- 勤務時間
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9:30-17:30（フレックスタイム制度あり）
※フレックスを利用し時差出勤可能
※在宅勤務:週1日可、週4日出社
- 年収・給与
- 年収 600万円 ～ 800万円
- 待遇・福利厚生
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各種社会保険完備、契約保養所、財形貯蓄制度、ミールバウチャー、福利厚生クラブ、
確定給付年金、退職金制度、ベビーシッター割引 等
受動喫煙防止措置：屋内禁煙
試用期間の有無：有／6か月
試用期間中での賃金の違いは無し
- 休日休暇
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●週休2日制(土日)、祝日、年末年始(12月30日～1月4日)
●年次有給休暇:勤務年数に応じ15日～
●夏期休暇:5日
●特別休暇:慶弔休暇
●永年勤続休暇
●ボランティア休暇等
●育児休業制度
●介護休業制度
