募集要項
- 募集背景
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事業および業務拡大に伴う増員募集です。
株式会社シグマクシス・ホールディングスのコミュニケーション＆ケーパビリティ人事グループ秘書室に所属し、役員の意思決定や円滑な業務遂行を支援する秘書としてご活躍いただきます。
秘書室には約12名が在籍しており、担当秘書が不在の場合にはメンバー同士で協力しながらサポートする体制が整っています。個人で業務を完結するのではなく、チームで連携しながら長期的に専門性を高めていただくことを期待しています。
- 仕事内容
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役員1名のメイン担当として、スケジュール管理、会議設定、接待アレンジ、情報連携など幅広い秘書業務を担います。株式会社シグマクシス・ホールディングスのコミュニケーション＆ケーパビリティ人事グループ秘書室に所属し、役員1名のメイン担当として秘書業務をご担当いただきます。
【主な業務】
・役員の意思決定サポート、タイムリーな情報連携
・スケジュール管理
・社内外の会議設定
・来客対応
・会食、ゴルフ等の接待アレンジ
・各種文書作成
・名刺、顧客情報管理
・経費処理
・データ管理、各種リスト作成
・社内外イベントの運営
・その他秘書関連業務
また、時短勤務の秘書メンバーが不在の場合には、必要に応じて業務を補完していただきます。
※現在の担当役員は1名ですが、組織体制等により担当対象が変更となる可能性があります。
※秘書室には約12名が在籍しており、担当者不在時には他の秘書メンバーと連携してサポートする体制です。
- 応募資格
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- 必須
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【必須経験】
・役員秘書として3年以上の実務経験
【必須スキル・能力】
・Microsoft PowerPoint、Excel、Wordの基本操作
・社内ツールやアプリケーション等の新しいITツールを抵抗なく利用できる方
・柔軟かつ正確に事務処理を行える方
・指示を待つだけでなく、状況を把握しプロアクティブに行動できる方
・担当役員、秘書チーム、他部署等と良好な関係を築けるコミュニケーション力
- 歓迎
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・複数名の役員を同時に担当した経験
・プロジェクトチームを担当・サポートした経験
・コンサルティングファーム等、近しい業界での秘書経験
・GmailおよびGoogleカレンダーの利用経験
・Google系ツールの利用経験がなくても、新しいツールの習得に抵抗がない方
- フィットする人物像
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・役員の意図や状況を先回りして把握し、主体的にサポートできる方
・スケジュール変更や突発的な依頼にも柔軟かつ正確に対応できる方
・複数の業務を同時並行で整理し、優先順位をつけて進められる方
・担当役員だけでなく、秘書チームや他部署とも協力関係を築ける方
・周囲と情報共有しながら、チームワークを大切にして仕事を進められる方
・新しいシステムやITツールを前向きに習得できる方
・秘書として長期的に専門性を高めていきたい方
- 雇用形態
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正社員
試用期間：6ヶ月
- ポジション・役割
- スタッフ～シニアスタッフ／役員秘書
- 勤務地
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東京都港区虎ノ門4-1-28 虎ノ門タワーズオフィス9階
原則オフィス勤務です。
週1日程度のリモートワークについては相談可能です。
- 勤務時間
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フレックスタイム制（コアタイムなし）
標準勤務時間：9:00～18:00
休憩：1時間
想定残業時間：月平均10～20時間程度
- 年収・給与
- 400万円 ～ 600万円
- 待遇・福利厚生
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・各種社会保険完備
・通勤交通費支給
・社員持株会
・借上社宅制度
・医療費補助（一部）
・総合福祉団体定期保険
・健康保険組合の保養所、スポーツ・アスレチック施設利用
・会員制リゾートホテルシステム利用
【子育て支援制度】
・育児休業制度
・育児支援手当
・産前産後休暇（有給14週間）
・妊娠休暇（有給20日）
・看護休暇（有給10日）
・出産祝い金制度
・ベビーシッター割引券制度
※出産祝い金は第3子以降100万円等の制度があります。
- 休日休暇
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完全週休2日制（土・日）、祝日、年末年始、年次有給休暇、プロジェクト休暇、アニバーサリー休暇、慶弔休暇等。
年次有給休暇は初年度15日です。
プロジェクト休暇は5～10日、アニバーサリー休暇は1日です。
※記載されている休暇はいずれも有給です。
- 選考プロセス
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書類選考、適性検査および面接3回を予定しています。
【選考予定】
1次面接：オンライン
2次面接：オンライン
最終面接：対面／本社オフィス
適性検査は能力検査ではなく、パーソナル診断のみを予定しています。
※面接回数および選考内容は変更となる可能性があります。
- キャリアパス・評価制度
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社内外の研修に自発的に参加でき、本人の成長意欲を会社として支援する環境があります。
秘書室には幅広い年齢層のメンバーが在籍しており、多様な価値観を持つメンバー同士で協力・相談しながら業務を進めています。
担当役員のサポートに加え、イベント運営や他メンバーとの連携等を通じて、役員秘書として幅広い対応力を身につけながら、長期的にキャリアを築けるポジションです。
