募集要項
- 募集背景
- リプレイス
- 仕事内容
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東京オフィスの円滑かつ効率的な運営1. オフィス業務
・オフィス機器および備品の購入とメンテナンスの統括。
・最適なオフィススペースのレイアウトの計画・管理。
2. 施設管理：
・オフィスのメンテナンスと設営の調整
・ビルサービスがリース要件を満たすことを確認するための不動産管理者との連携。
・オフィスの移転やスペースの再構成の管理。
3. ベンダーと予算の管理
・発注書の承認及びサプライヤーからの請求書の管理。
・サービス契約の維持・見直し、及び費用対効果が高く最新の状態であることの確認。
・オフィス資産の保険加入。
4. 健康と安全：
・安全衛生規則の遵守の保証。
・安全手順の実施し、及び定期的なチェック。
5. 管理サポート
・効率的なオフィス運営を確保するための事務サポートの提供。
・設備とコスト管理を通したITチームの補佐。
・会社の基準に従った受付と郵便物の配布の監督。
・セキュリティカードの管理維持
6. ホスピタリティとコーディネーション
・ビジターのためのホスピタリティと臨時オフィスの手配。
・シームレスな業務のためのHR、コンプライアンス、ファイナンス、ITチームとの調整。
7. ミーティングとイベント
・オフィス全体のミーティング、イベント、オフサイトの調整。
・ミーティング、イベント、オフサイトの事務サポートの提供。
8. 記録とコンプライアンス
・必要なデータベースでの正確な記録の維持。
・すべての管理活動が法規と会社の方針に準拠することの確認。
9. プロセスとプロジェクトの改善
・オフィスのプロセスと業務を強化する機会の特定。
・特別プロジェクトやイニシアチブの主導または支援。
10. 一般管理業務：
・問い合わせ対応、サードベンダーとの関係の管理、サプライヤーとの契約維持。
・繁忙期や他のチームメンバーの不在時のサポートの提供。
11. 戦略的責任：
・オフィス運営および管理業務において、経営陣の戦略的パートナーとしての役割。
・優先順位の設定、ガバナンスの改善、及びグローバル基準との整合性の確保を通じて、
業務の卓越性を推進。
・管理業務に関する予算編成、コスト管理、及びリソース配分の監督。
・リスクの特定と管理の実施による、業務のレジリエンスとコンプライアンスの強化。
・継続的改善の取り組みの推進、及び組織変革管理の支援。
・必要に応じた、管理スタッフへのリーダーシップ、指導、及び能力開発の提供。
- 応募資格
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- 必須
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-大卒以上： 経営学、管理学、または関連分野の学士号、または5年以上の同等の経験
-大手グルーバル企業で、オフィスマネージャー経験者
- 事務管理または同様の管理業務における実績ある経験
- 優れた組織能力とマルチタスクスキル
- 優れたコミュニケーション能力と対人能力
- Microsoft Office Suiteに習熟し、オフィス管理ソフトウェアに精通していること
- 安全衛生規則およびコンプライアンス要件に関する知識
- 独力でもチームの一員としても働く能力
- 業務の責任主体であることを強く意識し、献身的なチームプレーヤーであること
- ペースの速い環境で働き、納期に追われても臨機応変な多岐に渡る仕事をこなせること
- 協調性があり、異なるチームやオフィスの同僚と効果的に関係を構築できること
- 最小限の監督下でも自主的に業務を遂行できること
- 歓迎
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・英語の環境にあるの大手Globalでの金融業界またはコンサルティングファーム出身者
・時差がある環境での業務遂行能力
- フィットする人物像
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マルチタスク
マネージメント能力
コミュニケーション能力
- 雇用形態
- 正社員
- ポジション・役割
- オフィスマネージャー
- 勤務地
- 東京本社勤務
- 勤務時間
- ９：00～18：00(フレックス、リモートワークあり）
- 年収・給与
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スキルと経験を考慮して決定
年俸制+決算賞与
- 待遇・福利厚生
- 各種社会保険完備他
- 休日休暇
- 完全週休２日制（土日）、有給休暇、夏季休暇、年末年始、特別休暇 他
- 選考プロセス
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面接２～4回
