募集要項
- 仕事内容
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大手系エージェンシーでのエグゼクティブセクレタリーRepresentativeDirectorandPresident,グループ会社のExecutiveAssistant業務全般、並びにHoldingsのバックオフィスチームと連携しながらの社全体のadministration業務を行う。
以下を主なものとし、役員が優先業務に集中してあたれるようオペレーションを効率化し、プロアクティブにスピード感をもって日々の業務を遂行くださることを期待します。
＜EA業務の主な内容＞
・スケジュール管理・調整、ミーティング手配、出張手配、経費精算、会食手配、タクシー手配、来客対応、昼食手配
・ビジネスサポート：プレゼンテーション資料作成、会議ミニッツ作成（場合により会議に同席）、資料などの翻訳、メール代理送信、各種データ管理、通訳・翻訳の手配、ビジネス資料の格納や指示に基づくビジネスフローの管理、組織図アップデート
・承認代行および付帯するフォローアップ（例 月次の勤怠締め、年次有給取得のリマインド）
・その他、依頼＋突発事項への対応（他の役員秘書がお休みの時や、他のスケジュールと重なる際の臨機応変なサポート）
＜Administration業務の主な内容＞
・新規入社者のオンボーディングの準備（各種貸与品の手配、入社日の受け入れフォロー）
・各種備品管理や手配：名刺作成、ロッカー割り振り管理、TEAMSGroup管理
・クリエイティブ本部・プランニング本部の経理案件処理：ベンダー登録、ノンビラJOB作成、請求書処理、PO発行
・社員、クライアント慶弔対応（祝電・弔電・弔花）
・全社・部門内・部門間ミーティング、イベント等の準備手配
・プロファイル撮影手配：Bio用個人撮影、調整など
- 応募資格
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- 必須
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・外資系企業でのExecutiveAssistant経験 3年以上（海外出張手配・アレンジなどの経験者）
・日英バイリンガル
・マルチタスクに慣れている方、同時進行に優先順位をつけて処理できる方
・海外オフィスのEAや各ステークホルダーと様々な調整が出来る方
・グループ会社のEAと良好な関係を築きながらスムーズに業務を進めていける方
・Confidentialな情報の取り扱いに慣れていて、緊急な業務に対応できる方
・PowerPoint：プレゼンテーション作成、 Outlook：スケジュール管理・会議招集
- 歓迎
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- 雇用形態
- 正社員
- 勤務地
- 東京都港区
- 勤務時間
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9:30-17:30（フレックスタイム制度あり）
- 年収・給与
- 年収 500万円 ～ 700万円
- 待遇・福利厚生
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各種社会保険完備、契約保養所、財形貯蓄制度、ミールバウチャー、福利厚生クラブ、
確定給付年金、退職金制度、ベビーシッター割引 等
受動喫煙防止措置：屋内禁煙
試用期間の有無：有／6か月
試用期間中での賃金の違いは無し
- 休日休暇
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●週休2日制(土日)、祝日、年末年始(12月30日～1月4日)
●年次有給休暇:勤務年数に応じ15日～
●夏期休暇:5日
●特別休暇:慶弔休暇
●永年勤続休暇
●ボランティア休暇等
●育児休業制度
●介護休業制度
