募集要項
- 仕事内容
-
経営幹部の業務をサポートしながら、個人秘書としての役割も果たし、ビジネスおよびプライベートの活動が円滑に進むように支援します。管理サポート
・COOのスケジュールを詳細に管理し、内部および外部の会議の調整を行い、スケジュールの競合を予測して対応します。
・ビザ取得や旅程計画、出張手配を含む移動および宿泊手配を行い、業務ニーズや会社方針に沿った調整を行います。
・内外部向けの文書、プレゼンテーション、報告書、会議資料の作成や編集を行います。
会議およびイベントの調整
・重役会議やチームミーティング、重要なプレゼンテーションの企画・調整を行い、必要な資料を事前に準備・確認します。
・会議中の議事録作成やアクション項目の追跡を行い、要約の共有やフォローアップを実施します。
連絡窓口およびコミュニケーション
・COOと他の幹部、社員、顧客、外部パートナーとの間の主な連絡窓口として機能します。
・APAC地域全体での関係構築を行い、文化的・地域的な洞察を提供し、円滑なコミュニケーションをサポートします。
・コミュニケーションや問い合わせを精査し、優先順位を付けて対応または適切な部門へ振り分けます。
プロジェクト管理サポート
・COOが担当する戦略プロジェクトや部門横断的な取り組みを支援し、進捗状況を追跡し、関連する関係者と調整します。
・会議やプレゼンテーション、報告書のための情報収集や資料作成を行います。
個人秘書業務
・COOの個人的なスケジュール管理や家庭サービスの調整、家族や個人的な連絡先との調整を行います。
・個人旅行の手配や予約、プライベートなイベントの企画をサポートします。
・プライベートな用事やタスクを処理し、業務とプライベートのバランスが取れるよう支援します。
運営効率化
・COOオフィスの予算管理、経費処理、リソース配分をサポートします。
・プロセスを見直し、効率化を図り、運営目標の達成を支援します。
機密性および慎重さ
・機密性とプロフェッショナリズムを持って機密情報を取り扱います。
・優先事項を常に把握し、変化に柔軟に対応し、COOのビジョンおよび組織の目標に沿った業務を調整します。
- 応募資格
-
- 必須
-
・経営幹部をサポートするエグゼクティブアシスタントまたは類似の役職での5年以上の経験（国際的な環境での経験が望ましい）。
・優れた組織力とマルチタスク能力を持ち、細部に注意を払い、積極的に業務を遂行できること。
・日本語と英語の両方での優れたコミュニケーション能力（口頭および文書）。
・Microsoft Office（Outlook、Word、Excel、PowerPoint）およびTeamsなどのコラボレーションツールの操作に熟練していること。
・APAC地域での調整経験および日本の文化的慣習への理解があることが望ましい。
・不確実な状況に柔軟に対応し、先を見越してニーズを把握し、最小限の指示で問題解決ができる能力。
- 募集年齢(年齢制限理由)
- 下限なし ～ 50歳 （長期勤続によりキャリア形成を図るため）
- 雇用形態
-
正社員
※６か月の使用期間あり
- ポジション・役割
- エグゼクティブアシスタント Executive Assistant to IAP COO
- 勤務地
-
東京都
※在宅勤務可
- 勤務時間
-
標準時間：9:00～17:30
休憩時間：60分
※フレックスタイム制有
- 年収・給与
- 500万円 ～ 950万円
- 待遇・福利厚生
-
・社会保険各種（雇用保険・労災保険・厚生年金保険・健康保険）
など
- 休日休暇
-
・土日祝日、年末年始
・その他会社が指定する休日
・休暇14日
