募集要項
- 募集背景
-
グループ全体の総務・庶務を主に扱う部門の組織強化、増員のため。
- 仕事内容
-
グループ全体の総務・庶務全般、オフィスファシリティ業務を担っていただきます。■主な事務作業
取り扱う範囲が多岐にわたるため、最初は庶務業務を中心に携わっていただき、ゆくゆくは他の域にも関わっていただきます。
-各種備品・名・携帯キャリア契約などの購買・管
-国内外の出張手配
-社内で行うイベント・勉強会・懇親会などの実施調整
-郵物・配物・社内便の運用
-その他稟議書作成、契約書締結、請求書処理等
■オフィス関連
-オフィス内の警備運用
-オフィス内の設備運用(会議室・倉庫・家具・什器など)
-ビル管会社との折衝(連携・対応)
-エントランスや休憩スペースの装飾・整備・運用
-福厚生設備の選定・運用(フリードリンク,食堂など)
■社内調整業務
-座席変・引越のとりまとめ
-M&A・事業譲渡におけるオフィス面の調整・支援
■各種事務局運営
-衛生委員会
-防火防災管理
-全社固定資産台帳の管理・運用・棚卸
※なお、ご経験やスキルに応じてオフィスファシリティ業務を中心に扱うグループへの配属となる可能性がございます。
軸足をどちらに置くかは面接を通して適性やご希望と併せながら判断していく予定です。
【チーム体制】
A・Bふたつのグループに分かれており、Aグループでは主にオフィスファシリティを、Bグループでは総務関連の業務を中心に役割分担をしています。但し、定常業務やグループの垣根を越えて一緒に対応する案件が大半を占めているため、業務範囲の制限はほぼありません。個人の能力や適性、キャリア、チームバランスを考慮して配属していきます。
【仕事の進め方】
約10名の部署において、総務・庶務業務を主に行っていただきます。
作業のメインは従業員からの問い合わせ対応となります。
どのように進めていくかは担当者が主体的に考えますが、日々の共有、相談は都度上司や先輩に行える体制が整っています。
【使用ツール】
・コミュニケ―ション:Slack
・管理ツール:Google Workspace
・その他:Office(Excel,Word,PowerPoint)、Atlassian(JIRA,Confluence)
- 応募資格
-
- 必須
-
・バックオフィス領域での実務経験
・社内外との折衝経験
・レポート/グラフ作成経験(Googleスプレッドシート・Excel)
※以下いずれかの経験
・事業会社におけるオフィスファシリティ業務経験(レイアウト、什器、複合機、電気設備、インフラ等)
・オフィス移転や増床時の対応プロジェクトのPM経験
- 歓迎
-
・総務経験((1)寄りの方歓迎)
(1)規模の小さい会社のなんでも総務
(2)大規模企業のいわゆる総務
・ビル管理会社等との折衝
・予実管理経験
・固定資産/不動産契約管理経験
・CADやIllustratorの使用経験
・オフィス構築だけでなく運用まで考え推進した経験
- フィットする人物像
-
・従業員の為に率先して業務を行える方
・フットワーク軽く仕事に取り組める方
・変化に強い方
・細かいことにも気が付ける方
・関わる部署が広いため、年齢層問わず対人スキルに自信がある方
【本ポジションのやりがい/魅力】
・同社の総務・庶務部門のため、グループ会社を含む多くの従業員・事業体と関わりを持つことができます。関係者が多い分ミスをすると広範囲に迷惑をかけてしまうリスクもありますが、それだけ責任感とやりがいを持って業務に望めます。
・社内の問い合わせ窓口の為、頼られることが多い部署です。自分のペースで仕事を進めることが難しいこともありますが、処理スピードやマルチタスク処理能力を身に着けることができます。無理難題やルール上難しいことでもいかに相談者に寄り添った回答ができるか、などを日々模索するので、日々の中でも常に思考を働かせたり臨機応変な対応が求められます。
・オフィス環境の改善等に意思を反映させる事ができます。フリードリンクの種類選定や社内備品の入れ替えなど内容は様々。従業員の為になることを考えながら業務ができます。
- 雇用形態
- 正社員
- 勤務地
- 東京都
- 勤務時間
-
所定労働時間10:00~19:00 ※フレックスタイム制度あり、休憩1時間
- 年収・給与
- 4,340,000円~5,880,000円
- 待遇・福利厚生
-
◆給与改定:年2回(5月、11月)
◆賞与:年2回 (6月、12月)
◆福利厚生:病児保育&ベビーシッター補助制度、App Store & iTunesカード/Google Playカード購入補助、書籍購入支援、従業員持株会制度、各種慶弔見舞金(支給条件有)、マッサージルーム、インフルエンザ予防接種、休暇と報奨、全社総会、懇親会制度、サークル・コミュニティ制度、ランチ代サポート、ドリンクバー完備、社内カフェ、社内コンビニ
◆各種制度:保険組合提携機関の優遇制度、住宅手当、企業型確定拠出年金制度、副業制度、育児休業制度、介護休業制度、交通費
◆各種保険:健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険
◆受動喫煙対策:屋内原則禁煙 ※屋内に喫煙可能場所あり
- 休日休暇
-
完全週休2日制 (土曜・日曜)、祝日
※年間休日123日
年次有給休暇、慶弔休暇、年末年始休暇、生理休暇、裁判員休暇、子の看護休暇、介護休暇、特別休暇